Nel mondo della gestione condominiale la convocazione dell’assemblea è uno degli eventi più frequenti e, all’apparenza, di routine. Tuttavia, una semplice comunicazione dell’amministratore può nascondere costi inattesi, spesso sottovalutati dagli stessi condomini. Le regole sulla ripartizione delle spese, la natura dell’assemblea – ordinaria o straordinaria –, eventuali compensi extra e le conseguenze economiche di specifiche decisioni rappresentano elementi cruciali da conoscere per evitare sorprese che possono tradursi anche in migliaia di euro di extra spesa.
La convocazione: disciplina e addebito delle spese
La convocazione dell’assemblea condominiale è disciplinata dall’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile italiano. L’amministratore è la figura che di norma indice sia le assemblee ordinarie che quelle straordinarie, comunicando ai condomini l’ordine del giorno tramite strumenti come raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, almeno cinque giorni prima della data fissata. In caso di inadempienza da parte dell’amministratore, la convocazione può essere effettuata in via autonoma da determinati condomini, purché rappresentino almeno un sesto del valore dell’edificio.
A livello di costi, è essenziale sapere che:
- Le spese sostenute per la convocazione dell’assemblea (come invio di raccomandate o notifica dei verbali agli assenti) sono considerate spese di gestione, quindi vengono ripartite tra tutti i condomini tramite le tabelle millesimali e non imputate ad personam
- In casi eccezionali, quando l’assemblea viene indetta da pochi condomini su temi di loro esclusivo interesse, le relative spese possono essere addebitate solo a questi ultimi; ma se si tratta di argomenti comuni, le spese ricadranno sull’intera collettività
L’entità di queste spese può apparire modesta: pochi euro per ogni raccomandata inviata, oppure un piccolo supplemento per la stampa e la distribuzione dei verbali. Tuttavia, in condomini di grandi dimensioni e poco informatizzati, questi importi possono crescere rapidamente quando le assemblee sono convocate con frequenza superiore al necessario oppure a causa di irregolarità che impongono nuove comunicazioni o ripetizioni dell’assemblea stessa.
Assemblee ordinarie e straordinarie: il rischio dei costi extra
L’assemblea ordinaria, che si tiene annualmente, serve solitamente all’approvazione dei rendiconti, alla riconferma dell’amministratore e alla discussione delle spese ordinarie. Le assemblee straordinarie, invece, vengono indette per urgenze, lavori imprevisti o decisioni particolarmente delicate per la comunità condominiale, come modifiche regolamentari, liti o questioni improvvise.
Proprio intorno alle assemblee straordinarie si cela il principale rischio di costi inattesi:
- Molte questioni, come delibere su lavori straordinari (impermeabilizzazione del tetto, rifacimento delle facciate, interventi sull’ascensore) possono richiedere esborsi da migliaia di euro per ciascun condomino, in base ai millesimi e ai criteri di ripartizione
- In alcuni casi, l’amministratore può chiedere un compenso extra per l’organizzazione di assemblee straordinarie, soprattutto se tale possibilità è prevista nel suo contratto o deliberata dall’assemblea all’atto della nomina
- A seguito di scelte assembleari affrettate, potrebbero essere richiesti acconti ingenti per l’avvio dei lavori, con scadenze ravvicinate
Se i condomini non prestano la giusta attenzione agli ordini del giorno, alle modalità di convocazione e alle materie trattate, rischiano di trovarsi a fronteggiare richieste economiche che superano di molto le ordinarie previsioni annuali.
Come evitare brutte sorprese: controlli e cautele
Quando si riceve una convocazione condominiale, è fondamentale adottare una serie di precauzioni per evitare che l’assemblea si trasformi in una spiacevole sorpresa dal punto di vista economico.
Analisi dell’ordine del giorno
Ogni convocazione deve riportare in modo chiaro e trasparente i punti che saranno trattati. Bisogna leggere attentamente ogni voce, soprattutto quelle che fanno riferimento a “lavori straordinari”, “modifica delle tabelle millesimali”, “delibera di spesa urgente”, “richiesta di fondi integrativi” oppure “approvazione variazioni di bilancio”. Una parola vaga può nascondere l’intenzione di approvare investimenti o lavori costosi di cui si verrà a conoscenza solo durante o dopo l’assemblea.
Partecipazione attiva
Mancare all’assemblea non esonera dalle decisioni assunte: i non partecipanti, qualora non abbiano motivi validi o non abbiano contestato tempestivamente eventuali irregolarità procedurali, sono comunque tenuti a sostenere le spese deliberate, anche se molto pesanti. La partecipazione consente di chiedere chiarimenti, proporre alternative, suggerire preventivi più vantaggiosi o rinviare decisioni troppo affrettate.
Voto consapevole e richiesta di preventivi
Prima di approvare una spesa che potrebbe comportare l’esborso di cifre significative, è consigliabile pretendere la presentazione e la valutazione comparata di diversi preventivi, come prevede la giurisprudenza più attenta alla trasparenza. Bisogna accertarsi che tale richiesta venga verbalizzata e discussa in assemblea. L’approvazione sulla fiducia di costi presentati da un unico fornitore o senza una stima dettagliata può essere assai rischiosa.
Controllo dei millesimi e delle ripartizioni
Le spese per decisioni assembleari vengono ripartite in proporzione alle tabelle millesimali di ciascuna proprietà. Un controllo attento delle proprie quote millesimali e della legittimità dei conteggi effettuati dall’amministratore può prevenire errori o tentativi di attribuire oneri non dovuti.
I casi critici: errori, annullamenti e richieste illegittime
Non sono rari i casi in cui una convocazione viene redatta in modo non conforme alle norme stabilite dal Codice Civile. Se la comunicazione omette l’indicazione dell’ordine del giorno, non rispetta i termini minimi per la convocazione o non perviene a tutti i condomini tramite uno dei metodi prescritti (raccomandata, PEC, fax), la delibera assembleare può essere annullata su richiesta dei dissenzienti o degli assenti, con notevoli ritardi e la necessità di una nuova convocazione (e quindi nuovi costi a carico di tutti).
Un altro rischio riguarda le richieste di compenso extra da parte dell’amministratore per le assemblee straordinarie. La giurisprudenza italiana prevalente, rifacendosi anche a una storica sentenza della Cassazione, nega la legittimità automatica di queste richieste: eventuali supplementi devono essere concordati in modo esplicito dalla stessa assemblea e inseriti nel preventivo contabile, o previsti con precisione nel contratto di mandato dell’amministratore.
Particolare attenzione va prestata anche alle convocazioni effettuate da singoli condomini. In tali situazioni, soprattutto se l’assemblea tratta materie di presunto interesse particolare e non generale, i costi organizzativi (come affitto sala, notifiche, onorari professionali) potrebbero essere imputati solo ai richiedenti qualora si dimostri che la riunione non tutelava interessi collettivi.
Infine, non bisogna sottovalutare i casi di assemblea deserta o mancato quorum. Ogni nuova convocazione comporta, di fatto, una duplicazione delle spese di notifica e gestione, costringendo i condomini a sobbarcarsi oneri aggiuntivi anche di natura amministrativa. In condomini numerosi e poco partecipativi, questi episodi possono ripetersi e incidere pesantemente sui bilanci annuali.
La convocazione dell’assemblea condominiale è una prassi apparentemente semplice, ma ricca di insidie normative ed economiche. Per tutelarsi da sorprese che possono costare anche migliaia di euro, è cruciale essere informati, partecipare attivamente, pretendere trasparenza e rispetto delle procedure: solo così si può evitare che una semplice lettera nella cassetta della posta diventi il preludio a un oneroso esborso extra, spesso evitabile con attenzione e condivisione tra i condomini.
